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规章制度
肇庆学院印章使用办法
2008-03-20 15:13  

一、学院印章的使用范围

1、党委印章用于以党委名义上传下达的各种公文、入党材料、报表、聘书、奖状等。

2、钢印用于学院颁发的各种证件,包括教职工工作证、离退休证、学生毕(结、肄)业证、学位证、学生证等。

3、学院行政印章用于以学校名义发出的各类公文、统计报表、上报材料、教学科研项目申报、成果报批、合同、协议书、聘书、奖状、介绍信、涉外信函、各种证件及证明等。

4、学院院长的公务名章用于学生毕业证书、学位证书、合同、协议、聘书、涉外信件、财务统计报表等。

5、党委办公室印用于以党委办公室名义印发的文件、通知、通报、证明等。

6、院长办公室印用于以院长办公室名义印发的文件、通知、通报、证明、申请报告等。

二、学院印章的使用程序

1、学院各单位使用学院党委、行政印章、学院院长公务名章,须由该部门出具印章使用申请单(后附统一格式),由部门主要负责人签字并加盖部门印章(必要时,须由主管学院领导签字)后由专人到院长办公室加盖公章,手续不完备或不符合用印要求的,印章管理人员可拒绝用印。

2、以学院党委、行政名义下发的公文需加盖学院印章时,需持有由职能部门填写、主管院领导签发的拟文稿,上报或发给不相隶属单位的平行文需加盖学院公章时,需持有院长或主管副院长签发的拟文稿。

3、以党办、院办名义发出的各类文件、通知等,须经党办、院办主任审批后方可用印。

4、各类合同书、协议书、报表、科研项目及课题申报鉴定等,除经本部门负责人审核并出具印章使用申请单外,还需由主管副院长或院长签字后方可用印。

5、以学院名义发出的新生录取通知书、毕业证、学位证、结业证、进修证、奖状、学生证等各类证书,均须由有关职能部门造册,部门负责人审批签字并派专人统一送院办,经院办审查无误后方可用印,学生名册留存院办备查或归档。需要个别办理时,须有职能部门的证明。

6、外出介绍信、各类证明用印或因个人原因需加盖学院公章时,本人应先到有关职能部门开具证明,经院办审核后,方可用印。

7、办理出国、出境等涉外事宜需经学院外事处审查,由主管学院领导签字后方可盖章。

8、严禁携带盖有公章的空白信笺或介绍信外出,确因工作需要须经领导签批,并登记。事后要向院长办公室说明使用情况,剩余必须退回。

9、院长名章(签字章、方章)是学院法定代表人的资格表示,凡对外使用院长名章,须经院长本人批示同意后,方可用印。

10、其它特殊情况用印,需经学院领导批准。

11、使用印章必须手续齐备并实行登记制度,用印留存的材料应定期整理、立卷归档。

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